Segundo Migliavacca (2004), os princípios de um sistema de controles internos devem levar em consideração as características específicas de cada organização, razão pela qual são necessários cuidados apropriados na implantação, manutenção e avaliação dos controles internos de cada empresa, e ainda, encontrar o tratamento adequado a cada organização.
Existem determinados princípios que, de uma forma ou de outra, têm aplicação de forma genérica. A evolução organizacional impõe constantes alterações nas técnicas de administração dos empreendimentos sendo, portanto, compreensível, mas preocupante, se na busca de se manter dentro de um mercado altamente competitivo, optar-se por reduzir ou eliminar procedimentos de controle que podem vir a gerar maior prejuízo do que a redução dos custos então produzida.
Verificam-se algumas práticas gerenciais que acabam por afetar a estrutura de relacionamento de toda a organização e, na maioria das vezes, sem a correta avaliação das consequências desses atos no sistema de controles internos.
Presencia-se a redução da cadeia de comando, como uma forma de "racionalizar" rotinas que comprometem a manutenção de princípios de controle interno.
Essas racionalizações, que num primeiro momento geram redução de custos, propiciam, no longo prazo, condições para a atuação de aproveitadores cujas ações impedirão que o objetivo da redução de custos seja alcançado. Nunca se deve propor estruturas organizacionais que ponham em risco a gestão do negócio ou implique na manutenção de um sistema de controles internos que não venha a contribuir para a segurança dos ativos, a qualidade dos informes contábeis e gerenciais e a eficiência operacional.
A administração da organização é responsável pela implantação do sistema de controle interno, pela verificação de seu cumprimento por parte dos funcionários e por sua transformação, no sentido de adaptá-lo às novas necessidades das empresas num mercado em constante mudança
Todos têm responsabilidades e as atribuições dos funcionários ou dos setores da empresa devem ser claramente expostos, de preferência por escrito, mediante o estabelecimento de manuais internos de organização. (SÁ, 2005)
Sá (2005) aponta como alguns exemplos de tarefas internas de controle: aprovação de aquisição de bens e serviços; programação financeira do pagamento; guarda talonários de cheques em branco; assinaturas de cheques; pagamentos aos empregados; registro contábil das operações da empresa, etc.
Com relação às rotinas internas Sá (2005) elenca: formulários internos e externos, como, por exemplo: requisição de aquisição de material ou serviços, mapa de controle de programação financeira, formulário de devolução de material, fichas de lançamento contábil, adiantamento para viagem, carta de comunicação com os bancos, etc.
O autor também cita os procedimentos internos dos diversos setores da empresa, como, por exemplo: compras no país e no exterior, contas a pagar, almoxarifado, caixa, controle de faturamento, controladoria, etc.
No caso dos acessos aos ativos, segundo Nakagawa (2003), a empresa deve limitar o acesso dos funcionários a seus ativos e estabelecer controles físicos sobre esses. Os ativos por sua vez, devem estar protegidos contra qualquer situação indesejável. Toda informação contábil, tanto para uso interno quanto externo, deve ser direcionada e adequada.
De acordo com Ferreira (2004) a segregação de funções consiste em estabelecer que uma mesma pessoa não possa ter acesso aos ativos da empresa e aos registros contábeis da mesma. Estabelecem ainda a independência para as funções de execução operacional, custódia física e contabilização. Ninguém deve reter a total responsabilidade mediante essas fases. Por exemplo, caso o funcionário tenha acesso aos ativos e registros contábeis, ele poderia desviar fisicamente o ativo e baixá-lo contabilmente para despesa, o que levaria a ocultar permanentemente essa transação.
Quanto ao confronto dos ativos com os registros, o objetivo desse procedimento é detectar desfalque de bens ou até mesmo registro contábil inadequado de ativos. Alguns exemplos desse confronto segundo Catelli (2007): contagem de caixa e comparação com o saldo razão geral e inventário físico dos bens do estoque e do ativo imobilizado, confronto com os registros individuais e comparação do somatório dos saldos desses registros com o saldo da respectiva conta do razão geral.
Se a empresa não seguir o método de confrontar os ativos com os registros contábeis, fica em aberto a possibilidade de o funcionário responsável apoderar-se indevidamente do ativo sem que esse fato seja descoberto por muito tempo.
De acordo com o Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo (1994) de modo a precaver irregularidades e erros devem ser adotados princípios de controle interno. Os princípios, via de regra, mencionados são os seguintes:
a) A responsabilidade deve ser determinada. Senão existe uma delimitação exata da responsabilidade, o controle será ineficiente. As atribuições dos funcionários ou setores internos da organização devem ser claramente definidas ou limitadas, de preferência por escrito, mediante o estabelecimento de manuais internos de organização. As razões para se definirem as atribuições são: assegurar que todos os procedimentos de controle de controles; detectar erros e irregularidades; e apurar as responsabilidades por eventuais omissões na realização das transações da empresa;
b) A contabilização e as operações propriamente ditas devem ser segregadas. Um funcionário ou departamento não deve ocupar uma posição em que tenha controle contábil e, ao mesmo tempo, controle das operações que geram os lançamentos contábeis. Os registros contábeis compreendem o razão geral e os registros inicial, intermediário e final. O acesso a esses registros representa as pessoas que os prepararam ou manuseiam informações que servem de base para sua elaboração, em circunstâncias que lhes permitem modificar os dados desses registros. Por exemplo, caso o funcionário tenha acesso aos ativos e registros contábeis, ele poderia desviar fisicamente o ativo e baixá-lo contabilmente para despesa, o que levaria a ocultar permanentemente essa transação. (ALMEIDA, 2006)
c) Devem ser utilizadas todas as provas disponíveis e independentes. Para comprovar seguramente que as operações e a contabilidade estão em forma exata. A empresa deve estabelecer procedimentos de forma que seus ativos, sob a responsabilidade de alguns funcionários, sejam periodicamente, confrontados com os registros da contabilidade. O objetivo desse procedimento é detectar desfalque de bens ou até mesmo registro contábil inadequado de ativos;
d) Nenhuma pessoa, individualmente, deve ser completamente sob sua responsabilidade uma transação comercial, ou seja, a mesma pessoa efetuar a compra, efetuar o recebimento da mercadoria e também efetuar o pagamento.
e) Se possível, deve haver rotação entre os funcionários designados para cada trabalho. Deve ser obrigatória para pessoas que ocupam cargos importantes. A rotação reduz as oportunidades para que se cometam fraudes e, freqüentemente, resulta em novas ideias de sistemas;
f) Todas as instruções devem ser por escrito. Os manuais de procedimentos fomentam a normalização, a eficiência e evitam erros;
g) Quando aplicável, os funcionários devem ter carta de fiança. A fiança protege a empresa e serve para dissuadir, psicologicamente, os empregados em “tentação”;
h) Não devem ser exageradas as vantagens de proteção do método de partidas dobradas, este método não substitui o controle interno;
i) Devem utilizar as contas de controle com maior amplitude possível. Estas contas devem provar a exatidão dos saldos das contas detalhadas que devem ser controladas por outro funcionário;
j) Deve-se utilizar equipamento mecânico sempre que viável. Embora sempre seja necessária vigilância para evitar erros e manipulações, mesmo com a utilização de equipamentos mecânicos, principalmente computadores, a utilização facilita as operações, fomenta-se a divisão de trabalhos e pode-se reforçar o controle interno; deve existir um sistema de revisão e avaliação independente das normas, operações e registros da empresa, por um departamento de auditoria interna ou por uma pessoa que exerça essas atividades.
Segundo Attiê (2000) não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem que alguém verifique regularmente se os colaboradores estão cumprindo o que foi determinado no sistema, ou se o sistema não deveria ser adaptado às novas circunstâncias.
Autor: Dailton Rodrigues de Carvalho
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