O Conselho Federal de Contabilidade, órgão maior da profissão contábil no Brasil, percebendo a necessidade de definir regras no âmbito da escrituração contábil, estabeleceu através da Resolução CFC n. 563 de 28 de outubro de 1983, tratando das formalidades da escrituração contábil (NBC T 2.1), que as empresas e entidades em geral devem manter um sistema de escrituração uniforme dos seus atos e fatos administrativos, através de processo manual, mecanizado ou eletrônico.
Não somente o processo de escrituração contábil, bem como a emissão de relatórios, peças, análises e mapas demonstrativos e demonstrações contábeis são de atribuição e responsabilidade exclusivas de contabilista legalmente habilitado.
A escrituração será executada: a) em idioma e Moeda corrente nacionais; b) em forma contábil; c) em ordem cronológica de dia, mês e ano; d) com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens; e) com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos e a prática de atos administrativos.
Quanto à terminologia utilizada, esta deverá expressar o verdadeiro significado das transações de modo a facilitar a identificação do fato efetivamente ocorrido.
A empresa e o contabilista têm a liberdade de utilizar códigos ou abreviaturas nos históricos dos lançamentos, mantendo sempre a uniformidade, desde que seja transcrito para o Livro Diário da Contabilidade o elenco de códigos que permita sua identificação .
As demonstrações contábeis extraídas dos registros procedidos na contabilidade deverão ser transcritas no Livro Diário e deverão ser assinadas pelo representante legal da empresa e por contabilista legalmente habilitado. Portanto, não basta as assinaturas nos termos de abertura e encerramento do Diário, devem ser também assinadas no livro as demonstrações transcritas.
O Livro Diário e Livro Razão, juntos, constituem os chamados registros permanentes da entidade, sem prejuízo dos livros e registros auxiliares, que uma vez adotados, devem obedecer aos preceitos gerais da escrituração contábil.
Como procedimentos a serem adotados na escrituração do Livro Diário, o contabilista deve efetuar os lançamentos, em ordem cronológica, com individuação, clareza e referência ao documento probante, todas as operações ocorridas, incluídas as de natureza aleatória, e quaisquer outros fatos que provoquem variações patrimoniais.
Na escrituração do Diário os lançamentos podem ser feitos por meio de partidas mensais. É admitido também a escrituração resumida ou sintética do Diário, com valores totais que não excedam a operações de um mês, desde que haja escrituração analítica, lançada em registros auxiliares que possibilite a perfeita identificação do fato.
Sendo a escrituração contábil informatizada, as folhas, devidamente numeradas, uma vez impressas deverão ser encadernadas em forma de livro, cujos termos de abertura e encerramento deverão ser assinados por contabilista legalmente habilitado e pelo representante legal da entidade, devendo finalmente ser autenticado no órgão competente.
Conforme podemos observar, as empresas devem manter a suas contabilidades devidamente em ordem e os contabilistas que deixarem de elaborar a escrituração contábil das empresas e entidades que estão sob a sua responsabilidade, estarão sujeitos a penalidades previstas na legislação.
Autor: José Carlos Fortes
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