IMPORTÂNCIA DO BALANCETE E DO SISTEMA CONTÁBIL NA GESTÃO TRIBUTÁRIA DA EMPRESA

Nunca é demais lembrar que qualquer gestão deve se basear em dados confiáveis e regulares.

Peça essencial para o acompanhamento da carga fiscal e do impacto da gestão tributária é o balancete, devidamente conciliado e com o máximo de atualização possível.

Balancetes “velhos” ou mal conciliados podem distorcer seriamente a análise real da situação fiscal da empresa. É imprescindível que o reconhecimento de todas as receitas e despesas se faça pelo chamado “regime de competência” e não pelo regime de caixa.

Segundo o princípio da competência, as receitas e as despesas devem ser incluídas na apuração do resultado do período em que ocorrerem, sempre simultaneamente, quando se correlacionarem, independentemente de recebimento ou pagamento. O Princípio da Competência determina quando as alterações, no ativo ou no passivo, resultam em aumento ou diminuição no patrimônio líquido, estabelecendo, ainda, diretrizes para classificação das mutações patrimoniais, resultantes da observância do princípio da oportunidade.

O reconhecimento simultâneo das receitas e despesas, quando correlatas, é conseqüência natural do respeito ao período em que ocorrer sua geração.

As receitas consideram-se realizadas:

a) nas transações com terceiros, quando estes efetuarem o pagamento ou assumirem compromisso firme de efetivá-lo, quer pela investidura na propriedade de bens anteriormente pertencentes à entidade, quer pela fruição de serviços por esta prestados;

b) quando do desaparecimento, parcial ou total, de um passivo, qualquer que seja o motivo;

c) pela geração natural de novos ativos independentemente da intervenção de terceiros.

Assim, por exemplo, a simples emissão de pedido comercial não é considerada receita, pois a transação com o terceiro não foi completada, faltando para tanto a investidura na propriedade de bens. Somente quando houver a tradição (entrega) do bem solicitado, é que se registrará a receita respectiva.

Consideram-se incorridas as despesas:

a) quando deixar de existir o correspondente valor ativo, por transferência de sua propriedade para terceiros;

b) pela diminuição ou extinção do valor econômico de um ativo;

c) pelo surgimento de um passivo, sem o correspondente ativo.

Desta forma, uma contratação de um frete CIF, deve ser registrada imediatamente, já que se trata de uma obrigação (conta a pagar) com surgimento de um passivo (item c acima).

Outro exemplo: a depreciação de bens do ativo imobilizado deve ser registrada periodicamente (em períodos mensais) para registrar a diminuição, no tempo, do valor econômico dos ativos (item b acima).

Exemplo do item a: doação de mercadorias a entidades filantrópicas, deverá ser registrada, pois se trata de extinção de um ativo (estoques).

O sistema contábil adotado pela empresa precisa estar integrado e coordenado com os demais setores, de forma informatizada, visando facilitar o registro dos fatos e contando com a rapidez necessária para a geração de dados confiáveis e periódicos.

O contabilista é a pessoa chave nesta gestão, e é preciso apoio, treinamento e motivação necessários para que este profissional participe efetivamente da gestão tributária na empresa. Aliás, há vários contabilistas á frente deste processo, nada impedindo, é claro, que uma outra pessoa possa assumir este encargo, desde que tenha sólidos conhecimentos de tributação.

Lembre-se do que afirmamos anteriormente: a gestão tributária lida com tributos, mas o foco do trabalho são as pessoas. Um bom sistema contábil pressupõe, além do suporte informatizado, integração de registros e a capacitação de um profissional que administre as rotinas contábeis na velocidade necessária á gestão.

Recomenda-se que, no máximo até o dia 10 de cada mês, a empresa tenha um balancete atualizado do mês anterior. Assim, o balancete de agosto/2010 deve estar pronto e conciliado, no máximo até 10.09.2010.